Ilmainen Laskugeneraattori (PDF)

Mikä on laskugeneraattori? (Kaiken kattava opas)

Laskugeneraattori on internetin kautta toimiva työkalu, jonka avulla pienyritykset, freelancerit ja keikkatyöntekijät voivat luoda laskuja nopeasti muutamalla klikkauksella. Laskugeneraattorin toimintojen avulla onnistuu laskun ulkonäön ja sisällön luominen niin, että laskutusprosessi muuttuu tehokkaaksi ja nopeaksi.

Tämän tyyppinen ohjelmisto tarjoaa usean tyyppisiä laskuja, joista voidaan valita sopiva yrityksen kirjanpidon mukaan. Laskugeneraattorin tarkoituksena on nopeuttaa ja standardisoida laskutusta. Laskugeneraattori on kuitenkin eri asia kuin laskutusohjelma. Erot näiden kahden välillä löytyvät seuraavasta taulukosta:

Laskutusohjelma (kokeile ilmaiseksi)	Laskugeneraattori
Laskutusohjelma sisältää tarkkoja tilastoja ja sisäänrakennettuja toimintamalleja. Eli käyttäjä näkee analytiikkaa, joka avustaa häntä oman yrityksensä ymmärtämisessä ja päätöstenteossa.	Laskugeneraattori ei sisällä tilastoja tai sisäänrakennettuja toimintamalleja. Tämä ohjelmisto on suunniteltu vain luomaan laskuja.
Laskutusohjelmistoon voi tallentaa asiakastietoja (tietokanta). Esimerkiksi asiakkaan nimi ja osoite voidaan hakea tietokannasta laskua tehtäessä.	Laskugeneraattoriin ei voida tallentaa asiakastietoja. Tämä tarkoittaa, että sinun täytyy pitää kirjaa asiakkaiden tiedoista manuaalisesti.
Toistuvat laskut voidaan lähettää käyttäen laskutusohjelmaa. Voit lähettää toistuvat laskut joko päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Joskus laskuille voidaan valita myös kustomoidut päivät.	Laskugeneraattori ei pysty lähettämään toistuvia laskuja. Joka kerta ennen laskun lähettämistä laskun tiedot tulee syöttää ohjelmaan manuaalisesti.
Laskutusohjelmassa on inventaario-ominaisuus. Tämä tarkoittaa, että voit hallita ja ylläpitää inventaariotietoja sekä myyntejä. Esimerkiksi luodessasi laskun, jossa muut kaksi kappaletta tuotetta A, ohjelmisto vähentää automaattisesti tuotetta A inventaariotiedoista.	Laskugeneraattori ei sisällä inventaario-ominaisuuksia. Sinun tulee päivittää inventaariotiedot manuaalisesti joka kaupan jälkeen. Tämä voi olla aikaa vievää.
Laskutusohjelmaan voidaan tallentaa dataa uudelleen käytettävässä muodossa. Laskut voidaan luoda, lähettää ja tallentaa pilvipalveluun.	Laskugeneraattori ei tallenna dataa uudelleen käytettävään muotoon. Eli aina luodessasi laskun sinun tulee luoda lasku uudelleen. Toisin sanoen tämä ohjelmisto rajoittuu laskujen luomiseen PDF- tai Excel-muodossa.
Laskutusohjelma varmuuskopioidaan pilvipalvelun serverille. Näin pystyt tallentamaan käyttötietosi turvallisesti.	Laskugeneraattori ei käytä pilvipalveluita.

Laskutusohjelma on erikoistunut auttamaan yrityksiä niiden toiminnassa, kuten analytiikassa ja päätöksenteossa. Tämä on suurin ero, kun sitä verrataan ainoastaan Excel- ja PDF-laskujen generointiin erikoistuneisiin ohjelmistoihin, kuten laskutusgeneraattori. On tärkeää huomioida, että kummatkin näistä ovat käytännöllisiä välineitä yrityksille ja ennen ohjelmiston valintaa yrityksen tulisi määrittää, kumpi sopii heidän yrityksensä toimintatapoihin paremmin.

Seuraavaksi kerromme, mille yrityksille laskutusohjelma sopii paremmin ja mille yrityksille laskugeneraattori sopii paremmin.

Mille yrityksille laskugeneraattori sopii?

Laskugeneraattori sopii freelancereille ja pienille tai keskikokoisille yrityksille, jotka lähettävät vain muutamia laskuja kuukaudessa. Syynä on se, että laskujen luonti tällä ohjelmistolla on suhteellisen hidasta. Yrityksen tulisi laskea laskujen luontiin ja kirjanpitoon käytetyn ajan hinta. Sinun tulee ylläpitää inventaariota manuaalisesti ja merkata myydyt tuotteet itse. Toisaalta laskutusohjelma on nopeampi ja maksaa vain 9,95 € kuukaudessa. Sinun tulisi verrata toisiinsa hintaa sekä ohjelman käytöstä aiheutuvaa hyötyä. Valitse itsellesi paras vaihtoehto loogisesti.

Mille yrityksille laskutusohjelma sopii?

Laskutusohjelma on hyvin organisoitu ja se suorittaa toimintoja nopeasti. Laskutusohjelmassa on useita erilaisia toimintoja, jotka on integroitu ohjelmaan ja jotka parantavat yritystoiminnan tehokkuutta. Esimerkiksi jos tallennat ohjelmaan myynnin, se päivittää inventaariosi automaattisesti. Laskutusohjelma on ideaali yrityksille, jotka lähettävät useita laskuja päivittäin. Lisäksi se sopii toistuvaa laskutusta tekeville yrityksille. Tämä voi esimerkiksi tarkoittaa yrityksiä, jotka keräävät vuokran samalta vuokralaiselta samana päivänä joka kuukausi. Toistuvan laskun käyttöönotto tässä ohjelmistossa nopeuttaa laskutusta ja yrityksen toimintaa yleisesti, mikä taas johtaa yrityksen tehokkuuden kasvuun.

Päätös kahden eri ohjelmiston välillä riippuu tarpeistasi. Jos päivittäinen yritystoimintasi tulisi sisältämään tämän ohjelmiston käyttöä, laskutusohjelma on järkevä valinta. Jos taas aiot käyttää ohjelmistoa vain rajoitetusti laskujen lähetykseen, laskugeneraattori on parempi valinta.

Jos päätit, että laskugeneraattori olisi sopiva vaihtoehto sinulle, ota huomioon seuraavat asiat.

Kuinka valita paras laskugeneraattori?

Sinun tulisi ottaa huomioon monia asioita, kun valitset laskutusgeneraattorin. Mietittäviä asioita: yksinkertaisuus (helppokäyttöisyys), kyky luoda eri dokumentteja (proformalaskut, tarjoukset), mobiilikäyttö ja toimiiko ohjelma PC:llä ja Macillä. Käymme kaikki nämä asiat läpi seuraavaksi:

• Yksinkertaisuus

  Tässä laskugeneraattori on parhaimmillaan. Siihen on helppoa lisätä tietoja aina, kun sinun tulee luoda uusi lasku. Tuloksena on, että ohjelmisto on helppokäyttöinen ja laskutusaikaa pystytään vähentämään mahdollisimman paljon.

• Dokumenttien luonti

  Laskugeneraattori pystyy luomaan laskujen lisäksi myös muita samantapaisia dokumentteja, kuten proformalaskut, velkakirjat ja hyvityslaskut. Pienyritys ei välttämättä tarvitse näitä dokumentteja usein, mutta silti kannattaa ennakkoon varmistaa, että tarvittaessa näitäkin dokumentteja voidaan tehdä.

  Samalla tapaa ohjelmiston tulisi tukea eri käyttöjärjestelmiä, kuten Mac, mobiililaitteet ja PC.

  Laskutusgeneraattorin eduista parasta on se, että se on ilmainen. Tosin ilmainen käyttö tarkoittaa, että ominaisuuksien määrä on rajoitettu.

Laskutusohjelmat puolestaan sisältävät monipuolisia ominaisuuksia sekä integroituja moduuleja. Seuraavaksi käymme läpi joitakin näistä moduuleista:

• Laskutusmoduulit

  Tämä moduuli mahdollistaa laskujen, maksumuistutusten, tarjousten, velkakirjojen ja hyvityslaskujen lähettämisen sekä saatavien maksujen säätämisen.

• Asiakkaiden hallinnan moduulit

  Tämä on yksi tärkeimmistä moduuleista, koska sen avulla hallitaan asiakkaiden tietoja.

• Inventaariomoduuli

  Tässä moduulissa voit hallita inventaariota ja tehdä pakollisia varauksia inventaariolle.

• Toistuvat laskut -moduuli

  Tämä moduuli mahdollistaa toistuvien laskujen hallinnan, automaattisen luonnin sekä lähettämisen asiakkaille joko kuukausittain tai vuosittain.

Yhteenveto

Laskugeneraattori on ilmainen työkalu, jota käyttävät yleensä freelancerit ja pienyritykset laskujen luomiseen. Tämä ohjelmisto ei tallenna luotuja laskuja uudelleen käytettävään muotoon. Siitä ei myöskään ole asiakastietokantaa ja edistyneitä toimintoja, eikä sillä voida luoda toistuvia laskuja. Ohjelmistosta puuttuvat kaikki edistyneet toiminnot ja moduulit. Laskugeneraattori rajoittuu laskujen luomiseen Excel- ja PDF-muodossa.

Yrityksen pohtiessa, valitako laskutusohjelma vai laskugeneraattori, tulisi kiinnittää huomiota käytön monimutkaisuuteen ja edistyneisyyteen. Jos vaaditaan monipuolista käyttöä, laskutusohjelmisto on oikea valinta. Tämä ohjelmisto mahdollistaa laskutusprosessin, joka on nopea ja virtaviivainen. Laskutusohjelmassa on toimintoja, jotka ovat integroitavia ja mahdollistavat tehokkaan toiminnan. Huonona puolena on kuitenkin se, että ohjelmiston käyttö maksaa 9,95 € kuukaudessa.

Laskugeneraattori ei ole huono valinta joillekin yrityksille, koska se on helppokäyttöinen ja sillä voi luoda laskujen lisäksi proformalaskut, tarjoukset, hinta-arviot, velkakirjat ja hyvityslaskut.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on PDF-laskugeneraattori?

Tämä ohjelmisto luo laskuja PDF-muodossa. PDF-laskujen lähettämisen hyöty on, että se on välittömästi valmis lähetettäväksi sähköpostin liitteenä.

Mikä on Excel-laskugeneraattori?

Tämä on laskugeneraattori, joka luo Excel-laskuja. Excel-laskujen hyötynä on, että niitä voidaan muokata omien tarpeiden mukaisesti. Huomioi kuitenkin, että PDF-muodossa lähetetty lasku jättää yleensä paremman mielikuvan sinusta kuin Excel-lasku.

Kenelle laskugeneraattori sopii?

Laskugeneraattoria käyttävät ideaalisesti freelancerit ja pienyritykset, jotka luovat vain muutamia laskuja tietyllä aikavälillä. Syynä on se, että laskugeneraattorit ovat kohtuullisen hitaita järjestelmiä ja niiden käyttöön vaaditaan energiaa. Jos yrityksen tulee lähettää laskuja säännöllisesti, laskutusohjelma on parempi vaihtoehto.

Onko laskugeneraattori ilmainen?

Laskugeneraattori on ilmainen, mutta sitä voivat käyttää vain pienyritykset, jotka lähettävät muutamia laskuja. Sitä ei tulisi käyttää, jos haluat hyödyntää edistyneitä ja integroituja kirjanpidon ominaisuuksia. Tässä tapauksessa tulisi valita laskutusohjelma, koska sen edistyneet ominaisuudet mahdollistavat esimerkiksi inventaarion, asiakkaiden hallinnan, toistuvat laskut ja raportoinnin.

Kuinka lähettää lasku yritykselle?

Yrittäjänä joudut seuraamaan palveluita ja tuotteita, joita tarjoat asiakkaillesi. Tämä tarkoittaa niin hinnan, määrän, maksutapojen kuin muidenkin tietojen huomioimista.

Laskutuksen käyttäminen on täydellinen tapa saada kaikki tarvittavat tiedot maksutapahtumista sinun yrityksesi ja asiakkaasi välillä.

Nämä laskut auttavat sinua, kun edessä on kirjanpito, tilintarkastus, verotietojen täyttö tai muuten yleisesti yrityksen kasvun seuranta. Lisäksi ne ovat todiste maksutapahtumasta sekä sinulle että asiakkaallesi.

Laskun lähettäminen onnistuu seuraavia vaiheita noudattamalla:

Valitse laskupohja*

Sopivan laskupohjan valinta riippuu siitä, millaisia palveluita yrityksesi tarjoaa tai millaisia tuotteita myyt. Suositeltavaa olisi valita laskupohja, joka sopii yrityksesi teemaan/brändiin värien sekä fontin tyylin ja koon perusteella.

Esteettisesti miellyttävä sekä ammattimaisen kuvan antava lasku auttaa luultavammin parantamaan yrityksestäsi syntyvää kuvaa. Lisäksi saajalle tulisi olla heti selkeää, että kyse on laskusta. Eli pysy kaukana turhia tai liiallisia asioita täynnä olevista pohjista.

Lisää yrityksesi logo ja tunnus laskuun. Älä täytä laskua liian monilla yksityiskohdilla. Pidä lasku suoraviivaisena, tarkkana sekä aitona.

Lisää tuotteita tai palveluita

Täytä tuotteet tai palvelut, joista sinä ja asiakas olette sopineet, niille tarkoitettuihin paikkoihin laskussa. Jos tarpeen, lisää lyhyet kuvaukset tuotteille/palveluille. Tietoa tulee olla sen verran, että asiakas tietää, mistä hän on maksamassa.

Varmista, että tiedot ovat oikein. Näin vältät stressiä ja ylimääräisiä yhteydenottoja asiakkailtasi. Väärät tiedot palveluista ja tuotteista saattavat johtaa maksujen hidastumisiin, yrityssuhteiden katkeamiseen tai muihin negatiivisiin vaikutuksiin yrityksellesi.

Sisällytä laskuun tärkeät tiedot (yrityksesi tiedot, maksutiedot ja asiakkaan tiedot)

Sekä sinun yrityksesi tiedot että asiakkaan tiedot tulisi merkata selkeästi laskuun. Hyväksytyt maksuehdot tulisi myös täyttää oikein laskuun.

Tässä on lista asioista, jotka tulisi löytyä laskusta:

• Asiakkaasi yrityksen tiedot ja osoite
• Rekisteröidyn yrityksesi tiedot, osoite ja yhteystiedot
• Maksutapa
• Laskun päivämäärä
• Laskun viimeinen maksupäivä
• Toimitettavien tuotteiden/palveluiden kokonaishinta plus ALV. Merkkaa myös mahdolliset annetut alennukset

Luo käyttäjätili

Laskutusohjelmamme sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet laskutukseen. Laskupohjamme ovat ammattimaisia sekä huolella tehtyjä, että sinun laskutusprosessisi olisi mahdollisimman helppo ja sujuva. Me tarjoamme joustavan, älykkään ja tehokkaan laskutuspalvelun ohjelmistomme kautta. Sinun tarvitsee vain luoda ilmainen käyttäjätili ja antaa meidän hoitaa laskusi jo tänään.

*Toiminto käytössä vain rekisteröityneille käyttäjille.